Je bestelt spullen bij die al maanden niet verkocht zijn

Dit is misschien wel het meest voorkomende signaal, en tegelijkertijd het makkelijkst te missen. Een product staat er al een half jaar, misschien langer. Niemand vraagt er meer naar. Toch komt er, ergens in het bestelproces, gewoon weer een nieuwe lading bij.

Waarom gebeurt dit? Meestal niet uit onzorgvuldigheid, maar uit gewoonte. Een vast bestelritme, een minimale bestelhoeveelheid bij de leverancier, of simpelweg een bestellijst die al jaren ongewijzigd wordt doorlopen. Niemand heeft er ooit bewust naar gekeken of dit product nog wel bij het assortiment past. Het stond er, dus het blijft er.

Het probleem is dat dit patroon zichzelf in stand houdt. Elke nieuwe bestelling bovenop een product dat al niet verkoopt, vergroot het bedrag dat vaststaat. En hoe langer een artikel blijft liggen, hoe groter de kans dat het uiteindelijk alsnog wordt afgeschreven — met verlies.

Een simpele manier om dit te checken: loop je assortiment langs en filter op producten zonder verkoop in de afgelopen zes maanden. Vergelijk die lijst met wat er de afgelopen periode is besteld. Sta je versteld van de overlap? Dan is dat precies het signaal waar het hier om gaat.

Je weet niet uit je hoofd welke producten je omzet echt dragen

De meeste bedrijven verdienen het grootste deel van hun geld aan een relatief klein deel van hun assortiment. Een handvol producten dat structureel goed loopt, en daaromheen een lange staart van artikelen die weinig bijdragen — soms zelfs verlieslatend zijn als je opslag en beheer meerekent.

Dit is geen ingewikkeld principe. Het is bekend als de 80/20-regel: ruwweg 80 procent van je omzet komt van zo’n 20 procent van je producten. Het interessante is niet de regel zelf, maar wat het betekent als je hem niet kunt toepassen op je eigen bedrijf. Als je niet weet welke producten die 20 procent vormen, kun je ook niet gericht sturen. Je geeft evenveel aandacht, ruimte en inkoopbudget aan een topper als aan een artikel dat er al jaren een beetje bij hangt. Meer informatie is ook te vinden bij deze blog

Dat is precies waar het misgaat. Zonder dat overzicht stuur je op gevoel. En gevoel is meestal aardig, tot het een keer flink misgaat — omdat je net te laat bijbestelde bij een topproduct, terwijl je ruimte en geld had zitten in producten die er nauwelijks toe deden.

Vraag jezelf eerlijk af: kun je binnen een minuut je tien belangrijkste producten opnoemen, puur op basis van omzet? Zo niet, dan is dit een signaal dat verdere aandacht verdient.

Bij een fysieke telling klopt het aantal niet met wat het systeem zegt

Een klein verschil bij een telling is normaal. Er gaat weleens iets mis bij het scannen, een doos wordt dubbel geteld, of een collega vergeet een mutatie in te voeren. Dat hoort bij het runnen van een bedrijf met fysieke producten.

Waar het om gaat, is de herhaling. Als de telling elke keer weer afwijkt — en niet met een verwaarloosbaar aantal — dan zegt dat iets fundamenteler over hoe goed je voorraad in beeld is. Misschien is er sprake van slijtage of beschadiging die nooit wordt afgeboekt. Misschien verdwijnen er producten zonder dat iemand het opmerkt. Misschien lopen inkoop- en verkoopregistratie simpelweg niet synchroon.

Wat dit signaal extra vervelend maakt, is dat het alle andere beslissingen ondermijnt. Je rekent aan de hand van cijfers die niet kloppen. Je bestelt bij op basis van een aantal dat er in werkelijkheid niet is. Je denkt dat je marge klopt, terwijl een deel van je voorraad stilletjes is verdwenen zonder ooit verkocht te zijn.

Een goede graadmeter: hoe vaak wijkt een telling meer dan een paar procent af van het systeem? Gebeurt dit vaker dan incidenteel, dan is dat een teken dat je onderliggende registratie niet zo betrouwbaar is als je zou willen.

Klanten krijgen weleens “nee” te horen

Dit signaal is misschien wel het lastigste om te herkennen, juist omdat het per definitie geen spoor achterlaat. Een klant vraagt naar een product. Het is net niet op voorraad. De klant koopt het ergens anders, of stelt de aankoop uit. Er komt geen klacht, geen retour, geen melding in een rapportage. Er gebeurt feitelijk niets — behalve dat er omzet is misgelopen die je nooit meer terugziet.

Dit fenomeen heeft zelfs een naam: nee-verkoop. Verkopen die eigenlijk hadden kunnen plaatsvinden, maar niet doorgingen omdat het product er op het cruciale moment niet was. Waar een te volle voorraad zich tenminste nog laat zien in je cijfers — te veel op de plank, geld vast — laat nee-verkoop geen enkel spoor achter. De transactie heeft simpelweg nooit bestaan.

En de omvang kan groter zijn dan je zou verwachten. Reken bijvoorbeeld met een bedrijf dat maandelijks tweehonderd bestellingen verwerkt. Meer info over de impact van Nee-verkopen kun je lezen in onze blog over Nee-verkoop.

Omdat dit signaal niet vanzelf zichtbaar wordt, moet je er actief naar zoeken. Let op momenten waarop een medewerker een klant moet doorverwijzen naar een alternatief. Let op bestellingen die worden aangepast of geannuleerd omdat de levertijd tegenvalt. En let op vaste klanten die geleidelijk minder vaak terugkomen, zonder dat daar een directe aanleiding voor lijkt te zijn.

Bestellen gebeurt op gevoel, niet op basis van cijfers

Het laatste signaal is misschien wel het meest herkenbare, en ligt vaak aan de basis van de andere vier. Er is geen vast ritme waarop wordt besteld. Geen vaste hoeveelheid die hoort bij een bepaald product. In plaats daarvan wordt er aangevuld zodra het opvalt — een schap dat leeg begint te raken, een collega die zegt dat het bijna op is, een gevoel dat het weer tijd wordt.

Dat werkt, tot het een keer niet werkt. Op gevoel bestellen gaat prima zolang de vraag ongeveer gelijk blijft en er niets bijzonders gebeurt. Maar zodra de vraag verschuift — door een seizoen, een trend, een groeiende klant — loop je achter de feiten aan. Je merkt het pas als het al te laat is: een leeg schap terwijl de vraag er wel was, of juist een overvolle opslag van iets waar de belangstelling inmiddels voor is afgenomen.

Het alternatief hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het draait niet om een duur systeem of een ellenlang traject, maar om een paar vaste ijkpunten: weten hoeveel een product gemiddeld per maand verkoopt, weten wanneer het tijd is om bij te bestellen, en dat niet aan het geheugen overlaten maar aan een simpel overzicht.

Hoeveel signalen herken je?

Geen van deze vijf signalen is op zichzelf een reden tot paniek. Elk bedrijf heeft weleens een product dat te lang blijft liggen, een telling die niet helemaal klopt, of een klant die met lege handen weg moet. Waar het om gaat, is de optelsom.

Herken je er één of twee, dan zit je voorraad er waarschijnlijk redelijk goed bij — met hier en daar ruimte voor verbetering. Herken je er drie, dan is de kans groot dat er ergens geld vaststaat zonder dat je precies weet waar. En herken je er vier of vijf, dan is het de moeite waard om dit niet langer op je lijst met “moet ik nog eens doen” te laten staan.

Het goede nieuws: geen van deze signalen vraagt om een compleet nieuw systeem of een langdurig traject. Het begint met een helder beeld van wat je hebt, wat er wordt gevraagd, en waar die twee niet op elkaar aansluiten. Dat beeld krijg je vaak al binnen een paar dagen, met de gegevens die je nu al hebt.